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如何找到適合自己的專案管理工具?|小穗步分享 #6

以賦能為思考點來選擇工具，而不是成本和功能為什麼我突然會專案管理工具有興趣? 我一直嘗試怎麼樣的專案管理流程比較適合自己，公司使用 Trello 進行專案管理，雖然容易上手，但用了三年發現很容易只看…

以賦能為思考點來選擇工具，而不是成本和功能

為什麼我突然會專案管理工具有興趣?

我一直嘗試怎麼樣的專案管理流程比較適合自己，公司使用 Trello 進行專案管理，雖然容易上手，但用了三年發現很容易只看到項目的細項，但無法看到全局。主要關注在細節任務有沒有解決，但反而忽略了寫好的系統上線後，去追蹤真的有創造價值與傳遞價值。

工作上我需要定期週報、定期月報、定期季報年報的我，不同會議場合所認定的價值不同，定期週報偏向事情有沒有如期進行，定期月報與季報評估專案方向與公司的一致性，需要快速呈現目前進度，年報以闡述整年度專案所產生的價值。

過去專案數量不多，使用 Trello 搭配Excel 和 PPT還能撐得住，今年自己有大數據平台新技術需要研究，去實作，更沒有時間花在專案管理上了，除了自己主責的專案，也有額外需要配合執行的任務，我必須要借助工具提升自己專案上的掌握度。一直都感受到專案管理上有困難需要解決，但這周以前沒有積極行動的改變，直到我這周參加拉麵社的社群分享會，聽到資深PM 對於專案管理價值的闡述，讓我印象深刻，讓我感受到專案管理的價值。

專案管理的價值是什麼?

用 20% 的時間處理不斷重複發生的事情，發生 80% 的效益。

用 80% 的時間處理臨時突發狀況，發生 20% 的效益，就是這 20% 讓你突出。

—— 陳展儀 Kay

聽到這句話的時候，我瞬間定住，我問我自己

「我現在做的事情，有產生80%的效益嗎?」

「我用的多少時間，去產生80%的效益?」

現在專案工具的選擇主要考量成本，採用各種工具輔助，Trello 看流程，Miro 激發思考白板彙整，google docs , google excel 彙整資料，因此工作細項紀錄沒有整體性，很難追蹤現況，更重要的是，這次專案執行經驗與成果，很難累積下來。

如何找到適合自己的專案管理工具?

被 Kay 打動的我立刻嘗試了 Monday 專案管理工具，發現現在的專案管理工具很多，每個專案管理的理念訴求不同，商業模式也不同，我該怎樣選擇。看了一下網路上的彙整文章，12個專案管理工具推薦，團隊&遠距工作管理必備軟體！【2024】。目前嘗試了使用 Trello, Monday, Clickup 各有不同需求。

	Trello	Monday	Clickup
願景	以 Broad 為主的專案管理方式	以全局的角度為主專案管理方式，如期達成	以價值Goal 為主的專案管理方式，如期達到產生價值。
slogan	隨時隨地管理團地的專案Trello 將您的所有任務、團隊成員和工具整合在一起	賦能團隊共同完成更多任務	One app to replace them allClickUp 如何讓您的工作日變得更好，無論您是個人貢獻者、高階主管還是介於兩者之間的任何人。
定價	Free $0 Standard $5 preminum $10 企業:	Free $0 basic $9 standard $12 profession: $19 企業	Free $0 Unlimited $7 Business $12 企業
AI 服務			額外 $5
訪客機制	訂閱後無訪客限制	1個帳號代表4個訪客	不同訂閱方式與參與人數訪客人數不同
Target user	團隊成員	團隊成員	團隊成員、個人貢獻者、高階主管

小穗步彙整

以賦能為思考點來選擇工具，而不是成本和功能

這幾年發現自己使用工具思維有蠻大的改變，以前以成本和功能面為主要的考量，當然成本還是會比較一下，但我更在意這個工具能不能幫上我，解決我現在在的問題。這也是受到瓦基分析如何評估Heptabase適用性的啟發。

我當初購買Heptabase 是想要提升思考能力，讓自己有空間能做資料終整的解釋和思考。

現階段我如何選專案管理工具？

為了避免陷入功能比較的選擇困難，因為每家每一個方案提供的功能都不同，用這樣的角度進行評估，很容易造成選擇了一個工具，但最後卻不能解決問題的窘境。

所以我決定以需求出發，我靜下心想後，我有三大需求:

可看到專案的全局工作流，專案目前進度與可能風險，如期完成。
留下每個專案執行的足跡(workflow)，後續進行專案盤點，優化執行專案的 workflow，持續優化。
能夠讓我能不斷對齊專案的目標和厲害關係人的期望，創造出價值。

發現雖然 Trello 是最便宜的，但嘗試了一下，Trello不能符合我的需求，我需要能全局看到所有專案的進度，但Trello 主推以看板的方式來看到工作流，但無法直觀的檢視全專案的工作流，需要刻意特別整理。

Monday 畫面上最直覺，也是讓我決定要開始使用專案管理工具，但是實際使用後，發現白板的功能後續將要被移出了，這樣我就無法在同一個介面，檢視到所有專案的文件，加上使用的最低人數，必須三個人。但是必須說Monday dashboard 的設計是最直覺的，我只是增加一些卡片上，把一些狀態隨意地放上去，系統竟然會自動計算風險等級呈現在上面，後續也想把這個概念，放到 ClickUp 中。