如何與團隊對齊專案價值? |小穗步分享#7

透過價值探索與對齊工作坊，發現大家對於專案價值的一致性差異，來自於背景知識不同、專案熟悉度與視角不同。

今年對我來說是一個很大的挑戰，帶領一個數據 team 建立數據平台，經過6個月，發現這個任務很不簡單，團隊原來自於不同的部門，專案推動上感受到瓶頸，推動的速度沒有想我像中的快，觀察下來發現今年的任務有三大挑戰。

第一個挑戰在讓團隊的大家可以順暢協作。團隊中習慣獨立工作的人，如何將自己的工作流程拆解出來，能拆解拆細，大家才能進到協作的狀態，組合成團隊讓大家可以一起協作。

第二個挑戰在於確認專案價值與執行優先序。專案來源多元，不同主管對於專案價值重要性不同，有多個專案進來的時候，我要如何確認價值與優先順序進行? 而不是某某主管說要做就等於重要。

第三個挑戰在於如何讓專案如期如質的完成。執行一個大專案或多個專案時，怎樣彙整資訊，知道整體的範疇，讓專案能如期如質的完成。

最近嘗試專案管理工具ClickUp，主要是處理第三個挑戰，透過好的專案管理工具，讓自己可以快速彙整專案資訊，當有需要的時候，可以快速點選。盤點完後，才赫然發現到自己的專案量與多元性，已經超過團隊負荷。

今年自己在向上管理上，改變作法與新嘗試，會把自己的觀想和想法，寫信給主管進行交流。有次接到主管的回信，「專案管理其實不是在管理專案，而是在塑造團隊，把人心凝聚起來並且讓大家有崇高的使命感，往往可以讓團隊發揮出超乎常人的能力，這就是高水準的PM/SM要去達成的。」看到這句話，高興主管有很有遠見，另一頭擔憂起來，人心是最難改變的，挑戰很大，同時現在公司沒有這樣的角色，我不可能等到那個角色來，現在的我可以怎樣做?

專案價值探索與對齊工作坊

或許是這封信給我的靈感，人心凝聚很難，但我能先讓團隊間能了解專案的價值。會想這樣做是因為發現，當團隊有重要任務要執行時，夥伴有它的優先序，但我有我的優先序，我發現優先序的判斷是有衝突的。

優先序的不同，造成行動上的差異

今年接了新的團隊，新的夥伴也將報表與儀表版業務帶進來團隊中，我知道她的辛苦，窗口直接找，業務範圍很廣(幾乎院內的所有單位都碰過了)，性質也不同，有時來報表諮詢，有時來報表異常通知。當團隊有重要任務要執行時，發現執行優先序的判斷是有衝突的。觀察到這這件事情，有口頭提醒重要的事情要先完成，但效果有限。

當觀念改變，行為才會改變

腦中一直盤巡好奇自己為什麼想要舉辦這個工作坊，而不是把時間拿來管理與追蹤。前幾天於黃國珍老師未來閱讀雙素養 podcast 專訪《成為企劃人》的作者李惠貞老師，她提到「當觀念改變，行為才會改變。」

這句話點醒了我，也覺察到自己內心傾向以彼此透明，雙方都了解對方的觀念時，溝通上才會漸漸有交集，雙方說的話才能進到彼此的心中，這個觀點潛藏在我的心中，所以才會舉辦專案價值探索與對齊工作坊。

如何對齊團隊的專案價值?

1.同步目前專案的列表

首先，請團隊列出手上的專案進行對焦，發現團隊對於專案的定義 是不一樣的。有些夥伴以工作項目為主來定義專案，維護程式碼的品質，數據諮商在伙伴中心是專案，但在我心中可能是某一個專案的工作步驟之一，這是這個工作坊的意外收穫。

2.寫下與分享不同視角下的專案價值判斷

這次工作坊階段性目標是讓大家彼此知道每個人專案判斷的優先序，以及嘗試用不同視角來觀察。每個人寫下自己的專案價值判斷，再切換到團隊主管視角，再接換到高層視角。每個人都寫下來，然後一一的分享，這樣的排序的原因和看法。

三種因素影響專案價值的判斷

果真每個人的優先序差異很大，聽完大家分享後，發現三種因素會影響專案價值的判斷:

1. 專案理解程度不同 每天晨會會同步 a 做了哪一個專案，b 完成了什麼，有些人執行工作項目前會問這項任務的重要性與為什麼這樣做?有些人會直接接下工作直接做，少了為什麼的詢問，專案理解程度上就產生落差，因而對於專案價值上的判斷就無法掌握。這個發現，因此我筆記上寫下接下來的行動，以後團隊時間，我要花時間說明專案的整個脈絡，主動講執行的為什麼，以及影響的範圍，不能只講工作項目，要讓大家有越接近的專案理解程度，來提升大家對於專案價值判斷的理解。
2. 負責專案不同 通常自己做的專案價值越高，未來如果是大團隊的專案，我要讓大家都能一起協作，降低落差。今年數據平台的目標，我要讓大家都能一起進來協作。
3. 視角與高度不同 工作坊中透過轉換三個不同視角，從自己出發，從團隊出發，從高層長官的角度出發將專案優先序排序，沒有放在一起不知道，排在一起後發現價值排序逆轉的現象。以自己角度價值排在最後的專案，從團隊與高層長官的視角這些壓後的專案進行排到最前面了。透過切換視角的練習，團隊竟然覺察到「專案價值判斷的落差」到這件事情了。在工作坊中補足了各專案脈絡，降低專案理解的落差，說明團隊未來長期目標與方向是建立數據平台。

3.工作坊回顧

夥伴分享雖然她手上有很多原本的工作項目，但她提出她的想法，也想參與數據平台的建設，建議我們可以先啟動，她可以安排自己的工作，固定時間做團隊認為重要的專案，很感謝她的提議，接下來就會朝這個方向前進與進行。

專案價值就是方向，當專案價值一致，團隊工作執行方向越一致，才會越有力量。

寫下這篇工作坊的回顧，剛好看到李慧貞老師分享《創造力的修行》[1]書中的一段話

「我們做任何一件事的態度，就是我們做每一件事的態度。認真對待你做的每一個選擇、你採取的每一個行動、你說的每一個字。目標是把你的生命活成一股藝術的力量。」

謝謝這段話讓我充滿力量，這工作坊不是誰交代我做的，而是從一個觀察中發現疑問開始，並且以它來引導一場通往發現的冒險。

謝謝大家給我的反饋，讓我感受到冒險後的美好。工作坊真心話後，是另一個挑戰的開始。

希望你從這週的分享帶走一些對你有用的資訊。祝你有個美好的一週！

你很好，你很棒了，不要苛責自己，活成你想成為的自己就很棒了。

小穗步

參考資料:

[1]《創造力的修行》，里克．魯賓（Rick Rubin）著，杜蘊慈譯，大塊文化